Nakon provedenog natječaja poslovno veleučilište Zagreb poslati će inozemnim institucijama pisma nominacije kojima će nominirati izabrane studente. Inozemna institucija donosi konačnu odluku o prihvaćanju ili odbijanju kandidata.
Student je dužan prijaviti se inozemnoj instituciji. Student treba proučiti internetske stranice inozemne institucije te prikupiti svu potrebnu dokumentaciju koja se od njega traži tj. ispuniti sve potrebne obrasce u dogovoru s inozemnom institucijom. Neka sveučilišta imaju i on-line prijavu. Po načelima Erasmus programa studenti trebaju tražiti informacije za Erasmus studente.
Studenti najčešće moraju ispuniti i dostaviti sljedeće dokumente: prijavni obrazac, obrazac za smještaj, prijepis ocjena (ponekad se mora prevesti na strani jezik kod sudskog tumača), Learning Agreement, potvrdu o znanju jezika.
Nakon što inozemno sveučilište primi pismo nominacije od Poslovnog veleučilišta Zagreb te svu potrebnu dokumentaciju od studenta, izdati će studentu pozivno/prihvatno pismo. Najčešće se na dobivanje prihvatnog pisma čeka oko mjesec i pol dana. Nakon što student dobije prihvatno pismo, može započeti s pripremom za razmjenu. Ako prihvatno pismo ne stigne u roku od mjesec i pol dana, student se mora obratiti kontakt osobi na inozemnom sveučilištu.
LEARNING AGREEMENT (LA)
Student je dužan prije odlaska na inozemnu ustanovu sa svojim Erasmus koordintorom usporediti studijski program na matičnoj i inozemnoj instituciji te izabrati kompatibilne kolegije koje će pohađati/polagati. Izabrani kolegiji/naziv završnog rada upisuju se u LA uz pripadajući broj ECTS bodova.
LA, osim studenta, potpisuje Erasmus koordinator PVZGa. Matična ustanova svojim potpisom jamči priznavanje ECTS bodova / rezultata ostvarenih na mobilnosti.
Student i njegov/njezin koordinator također dogovaraju koje predmete/module student neće morati ponovno polagati na matičnoj ustanovi nakon uspješno završenog studija u inozemstvu. Obrazovno iskustvo u inozemstvu ne mora biti jednako onome kod kuće.
Student šalje potpisani i pečatirani prijedlog LA na potpisivanje inozemnoj ustanovi koja ga potom vraća studentu/koordinatoru. Potpis ovlaštene osobe iz ustanove koja namjerava primiti studente jamstvo je da student ima pravo pohađati nastavu planiranih predmetnih jedinica/modula.
Svaka izmjena/nadopuna LA moguća je ukoliko za to postoje objektivni razlozi i to mjesec dana od dolaska studenta na stranu visokoškolsku ustanovu. Sve izmjene se dogovaraju između sve tri strane, te se unose u LA.
TRAINING AGREEMENT (TA)
Svaki student prije odlaska na stručnu praksu treba sklopiti TA koji uključuje plan aktivnosti, ishode učenja s obzirom na znanja, vještine i kompetencije koje student treba steći, mentorstvo, vezu stručne prakse sa studijem i ostvarene rezultate koji će se priznati po završetku stručne prakse.
TA potpisuju student, inozemna tvrtka/ustanova/organizacija te Poslovno veleučilište. Svaka kasnija izmjena/nadopuna moguća je ukoliko za to postoje objektivni razlozi i to mjesec dana od dolaska studenta u stranu tvrtku/ustanovu/organizaciju u kojoj će obaviti stručnu praksu. Svaka izmjena/nadopuna treba se dogovoriti između sve tri strane, te unijeti u Training Agreement što prije.
Stručnu praksu moguće je obaviti u tvrtkama, ustanovama, organizacijama i ostalim subjektima koje imaju status pravne osobe. Stručnu praksu nije moguće obaviti u sljedećim ustanovama: europskim ustanovama (popis dostupan na http://europa.eu/agencies/ ), ustanovama koje upravljaju programima Europske unije i diplomatskim predstavništvima Republike Hrvatske u inozemstvu (ambasadama, konzulatima).
Student može instituciju za obavljanje stručne prakse pronaći sam ili uz pomoć mentora/Erasmus koordinatora na Poslovno veleučilištu Zagreb.